Charles Schwab, ancien président de la Bethlehem Steel, fit un jour venir dans son bureau un consultant, Igy Lee, et lui demanda de l'aider à mieux gérer son temps, ajoutant : "Et je vous verserai les honoraires que vous mériterez". Lee tendit alors une feuille de papier à Schwab et lui dit : "Portez sur cette feuille les quatre ou cinq tâches les plus importantes que vous devrez accomplir demain et numérotez-les par ordre d'importance décroissante. Quand vous arriverez à votre bureau, commencez par la tâche numéro un et ne passez à la seconde qu'après avoir terminé complètement la première, même si celle-ci vous prend toute la journée... Lorsque vous aurez pris cette habitude, essayez de l'inculquer à vos collaborateurs. Vous pourrez alors m'envoyer un chèque dont vous fixerez vous-même le montant...". Certains disent que Lee reçut, quelques semaines plus tard, un chèque de 25 000 dollars avec un petit mot dans lequel Schwab affirmait que ses suggestions avaient été les plus profitables de toutes celles jamais reçues d'un consultant.

Essayez cette recette mais tentez de planifier votre journée en termes d'objectifs à atteindre plutôt que de tâches à accomplir.

Si vous adorez vous battre contre mille difficultés quotidiennes, la recette qui précède vous demandera beaucoup d’efforts. Peut-être pourriez-vous alors commencer par effectuer un petit exercice qui vous permettra de prendre conscience du gaspillage de votre énergie. Pendant une semaine, observez passivement l'utilisation de votre temps sans rien changer à vos habitudes. Pour cela, utilisez une grille dans laquelle vous porterez, au fur et à mesure que vous les accomplirez, les tâches effectuées durant la journée en notant pour chacune d'elles le temps que vous lui avez consacré.

En fin de journée, prenez cinq minutes pour ventiler toutes les tâches accomplies entre les cinq rubriques qui vous sont proposées dans la grille. Totalisez chaque colonne et, en fin de semaine, faites le bilan.

Vous allez probablement constater qu'une grande partie de votre temps a été gaspillée par des coups de téléphone qui sont venus interrompre une réflexion, par des visiteurs imprévus, des réunions inutiles, le courrier que vous adorez dépouiller, la documentation que vous recevez et que vous lisez sans la trier ou des statistiques que vous devez remettre à l'administration. Mais les facteurs "chronophages" que vous aurez identifiés ne sont peut-être pas les plus dangereux. N’avez-vous pas tendance à faire d'abord ce qui vous plaît et n'êtes-vous pas enclin à résoudre les problèmes dans l'ordre de vos préférences plutôt que dans l'ordre de leur importance ? Ne cédez-vous pas volontiers au perfectionnisme qui vous pousse à "fignoler" beaucoup trop la réalisation d'un objectif avant d'en attaquer un autre ? Vous sentez-vous capable de réfléchir tranquillement tant que des tâches secondaires vous encombrent l'esprit ? Après avoir accompli ces tâches, n'êtes-vous pas tenté de vous poser la question suivante : "Ne reste-t-il pas d'autres problèmes qui viendront me gêner lorsque je commencerai à réfléchir ?"

Tout cela pourrait cacher le désir inconscient de fuir un effort de réflexion qui vous déplaît parce que vous préférez l'action. Si vous n’avez pas une idée claire des objectifs que vous devez atteindre, vous serez enclin à mesurer votre efficacité par la quantité des tâches accomplies plutôt que par vos résultats, par votre volume d'activité plutôt que par l'efficacité de cette activité. Quoi de plus tentant, en effet, que de justifier votre position hiérarchique en utilisant un critère acceptable et mesurable pour tous vos subordonnés, et quel meilleur critère que le temps de travail dans une société où s'est solidement ancrée l'idée que plus un individu travaille et meilleurs sont ses résultats ?

Pour échapper à ce danger :

. Efforcez-vous de détecter les facteurs clés de réussite dans l'activité (ou les activités) que vous exercez.

. Identifiez ensuite vos atouts et vos faiblesses sur chacun des facteurs clés.

Bien gérer votre temps cela consistera précisément à concentrer votre énergie sur le renforcement de ces atouts et l'élimination de ces faiblesses. Cela ne signifie pas cependant qu'il faille vous transformer en un robot qui minutera ses tâches et fermera sa porte à tous ceux qui n'ont rien d'intéressant à lui dire. Certains managers recherchent leur épanouissement dans un environnement social stimulant. Ils se sentiraient donc diminués s'ils devaient interdire leur porte à tout visiteur. D'autres chercheront à satisfaire leur goût du pouvoir et voudront, par conséquent, contrôler étroitement leurs subordonnés.

Plutôt que de critiquer ces motivations, mieux vaut les mettre en lumière afin de trouver plus facilement un équilibre acceptable entre le désir de les satisfaire et le souci d'atteindre une bonne efficacité économique. Ne brûlez cependant pas les étapes et procédez de la manière suivante :

. Au lieu d'observer passivement l'utilisation de votre temps, comme vous l'aurez fait durant une première semaine, essayez, pendant une deuxième semaine, de programmer la veille les objectifs que vous souhaiterez atteindre le lendemain.

. Attaquez ces objectifs dans l'ordre de leur importance, pas dans l'ordre de vos préférences.

. Commencez en même temps à lutter contre toutes les sources extérieures de gaspillage de votre énergie (coups de téléphone inutiles, réunions sans objet, courrier...).

Et si tous ces procédés vous paraissent trop compliqués, trouvez un endroit tranquille et, pendant une heure seulement, posez-vous la question qui suit : "Quels objectifs devrais-je atteindre pour pouvoir me considérer comme un patron efficace ?". Cette question vous paraît-elle trop vague ou trop compliquée? Alors choisissez parmi les suivantes celles dont les réponses vous paraîtront les plus faciles à trouver :

."Qu'aurais-je aimé faire si mes journées avaient été plus longues ?"

."Quels sont les objectifs dont la non-réalisation mettrait en danger la survie même de mon entreprise ou de mon activité ?"

Et si vous faites déjà tout cela : « Comment pourrais-je aider mes collaborateurs à mieux gérer leur propre temps ? ».